Как создать корпоративную библиотеку

В вашей компании есть профессиональная библиотека? Самая обычная книжная библиотека? Если нет, то это очень плохо. Одни и те же книги покупаются разными подразделениями. Никто не следит за выходом новых книг, нет единой политики приобретения профессиональной литературы. Но это еще пол беды. Казенные книги без библиотеки очень быстро пропадают — точнее "рассасываются" по домашним книжным полкам. А потом их не найдешь. И денег на книжки начальство больше не даст. Знакомая история? Так давайте создадим корпоративную библиотеку. Казалось бы, что тут сложного… Ребята, нюансов полно. Я сейчас подробно про все расскажу.

Итак, вы назвались библиотекарем и ваше начальство готово ежемесячно выделять энную сумму денег на книги и еще доплачивать вам копеечку за порядок в будущей библиотеке.

Шкаф

Нужен книжный шкаф. Для начала один. Шкаф должен быть с прозрачными дверцами и обязательно снабжен замочком. Без замочка книги будут украдены. Поставьте шкаф в том же кабинете, где вы сидите - не нужно будет далеко бегать, чтобы выдать или принять книги.

Журнал регистрации

Заведите журнал регистрации выдачи и возврата книг. На первых страницах напишите правила пользования библиотекой и чуть дальше — лист ознакомления всех сотрудников с этими правилами (под подпись).

Правила очень простые. Во-первых, если книга будет утеряна, то читателю придется либо возместить в двукратном размере стоимость пропавшей книги, либо сходить в книжный магазин, купить и вернуть в библиотеку такую же. Во-вторых, установите номинальный срок возврата книг - скажем, 15 дней. Это правило будет частенько нарушаться, но у вас будет повод поворчать и применить легкие административные меры к должникам.

Сам журнал регистрации разграфите таким образом.

/Дата получения книги/Автор/Название книги/Стоимость книги/Ф.И.О. абонента/Плановая дата возврата/Подпись абонента/Подпись библиотекаря/Фактическая дата возврата, подпись библиотекаря/

Электронный каталог библиотеки

Создайте файл Excel "Электронный каталог библиотеки.xls" со следующей структурой:

Дата поступления книги в библиотеку
Рубрика
Автор
Название книги
Краткое содержание
Стоимость книги
Количество экземпляров
У кого находится книга
Плановый срок возврата книг

Разработайте тематический рубрикатор. Поставьте кнопочки фильтров на необходимые колонки и каталог готов.

Штампик

Закажите штампик, которым вы будете маркировать все покупаемые книги

Штампик должен выглядеть примерно так.

Название вашей компании, логотип

_____________________________________________________________________

Дата поступления в библиотеку: "_____"________20____г.

_____________________________________________________________________

Стоимость книги _________ руб.

_____________________________________________________________________

Бухгалтерия

Должен выйти приказ по предприятию о назначении вас библиотекарем. В этом же приказе должны быть оговорены правила учета-отчетности. Теперь вам будут выделять деньги на приобретение книг. Сначала это будут некие фиксированные суммы, скажем тысяч десять в месяц. Потом вы будете готовить планы приобретения книг с обоснованием запрашиваемых сумм. Итак, деньги вам выдали, книги вы купили. Копию авансового отчета со списком купленных книг оставляете у себя, оригинал отдаете в бухгалтерию. Эти авансовые отчеты и будут основными документами, с помощью которых вы будете производить ревизию вашей библиотеки.

Ревизия

Делайте ревизию один раз в квартал. Посоветуйтесь с главным бухгалтером, как списывать пропавшие (украденные) книги. Ревизия - дело нехитрое. Есть авансовые отчеты со списками книг. Это документы - основания. Есть электронный каталог, есть журнал регистрации. Есть книжные шкафы. Проверяйте, пожалуйста. Утверждайте акты ревизии у вашего начальства. Копии всех документов оставляйте себе лично — если будут разборки, то без бумажек вам может не поздоровиться.

Обходные листы

В приказе о назначении вас библиотекарем непременно должно быть сказано о том, что в обходных листах теперь должна фигурировать и ваша подпись, подпись библиотекаря. А то уволится какой-нибудь сотрудник из компании — и с ним книжечки — ту-ту.

Библиотека заработала

Ну, вроде все подробно написал. Сейчас осталось техпроцесс в цепочку выстроить и лады.

Раструбите по всей компании о вновь созданной библиотеке.
Принимайте заявки от сотрудников, изучайте книжные магазины и каталоги - формируйте план закупки книг.
Утверждайте план закупки у начальства, получайте денежки в кассе.
Купили книжки, оформляйте авансовые отчеты, бережно сохраняйте свои копии.
Каждую книжку — штампом по первому листу.
Каждую книжку — в электронный каталог.
Отправляете по электропочте извещение всем сотрудникам о поступлении новых книг в библиотеку. Желательно пересылать аннотированный список.
Запираете книги в шкаф, ждете читателей.
Читатель должен расписаться в журнале регистрации о том, что он ознакомлен с правилами пользования библиотекой.
Выдаете книги, делаете запись в журнале регистрации и одновременно — в электронном каталоге. Так, люди будут видеть, какие книги свободны, а какие на руках. Уверяю: если сильно захотят читать — сами договорятся между собой.
Люди читают и возвращают книги. Делаете соответствующие записи в журнале регистрации и электронном каталоге.
Раз в квартал делайте ревизию вашей библиотеки.